Revoluciona tu espacio de trabajo
Revoluciona tu espacio de trabajo
¿Cómo librarse de 12 meses de papeles varios, muñequitos de peluche, pelotas antiestrés, cajitas de caramelos, fotos y cables acumulados sobre el escritorio para empezar el nuevo año con un espacio renovado? Esa promesa de organizarse mejor que hizo para el nuevo año puede convertirse en realidad si sigue los consejos de Plantronics, fabricante líder de auriculares, enfocando la vida como un trabajador móvil e identificando qué objetos son imprescindibles en su trabajo.
Hoy en día, además de los papeles que ocupan espacio en el escritorio, los objetos personales y los cables que personalizan nuestro entorno de trabajo son los más difíciles de organizar y gestionar. El desarrollo de aparatos electrónicos como reproductores de MP3, PDA y teléfonos móviles, con sus correspondientes cargadores y conexiones de red, hace que los cables abunden más que nunca.
Philip Vanhoutte, director general de Plantronics para Europa, Oriente Medio y África, considera que uno se puede organizar mejor si se imagina a sí mismo trabajando de forma más móvil y si piensa en cómo se organizaría para estar regularmente en otras oficinas de la empresa, en casa o en la oficina de un cliente: «La mesa es el principal espacio de trabajo para los empleados de oficina y estos la consideran como algo propio, lo que a menudo implica acumular una gran cantidad de objetos personales durante un año. Esa acumulación de objetos personales crea una especie de ‘ruido visual’ que se convierte en una perturbación constante y se traduce en estrés y baja productividad».
«En Japón, existe la costumbre del “oosooji” o ‘gran limpieza’ a comienzos de año para reducir el mobiliario y deshacerse de objetos que ya no son útiles. Esto significa que los japoneses evalúan su entorno y están al día con su trabajo, tecnología y perspectivas. Una vez que se ha visto lo ‘diáfana y limpia’ que puede llegar a ser la oficina, resulta evidente que el espacio puede optimizarse, que el escritorio puede compartirse y que se puede trabajar desde casi cualquier parte», añade Vanhoutte.
A pesar de la extendida creencia de que un escritorio organizado es sinónimo de una mente más clara, las prácticas laborales están cambiando para permitir a los trabajadores desarrollar su labor en entornos que se ajusten a su propia forma de trabajar.
«El sueño de una sociedad sin papeles está todavía a años luz, pero la oficina inalámbrica es una realidad. La tecnología que libera a los trabajadores de las ataduras de su mesa ya está en el mercado y prevemos que en 2006 se producirá un cambio radical en el lugar de trabajo, que será reorganizado por los empresarios y los empleados para aumentar la productividad y reducir el estrés», señala Vanhoutte.
En este sentido, un estudio* realizado recientemente por Plantronics reveló que el 50% de los trabajadores se pasan todo el día en su mesa. A pesar de no desplazarse, se cree que los trabajadores suelen tener alrededor del 10% de sus pertenencias al alcance de la mano. Cuantos más objetos, más distracción.
Consejos de Plantronics para definir el espacio
• Analizar qué hace que la mesa esté abarrotada. ¿La mesa está desordenada porque no sabe dónde poner las cosas? ¿O es porque no tiene un sistema de archivo bien organizado? Enumere las razones por las que su mesa está desordenada y qué puede hacer para solucionarlo.
• Imagine que es un trabajador móvil y que desarrolla una política de mesa limpia en la que sólo tiene lo esencial para realizar el trabajo en curso. Todo lo demás debería quedar guardado y fuera de la vista.
• Ordene frecuentemente para que las cosas no se acumulen y para que esta tarea no sea más difícil de lo que tiene que ser.
• Procese todos los papeles inmediatamente: quítelos de en medio, entrégueselos a quien corresponda, póngalos en su bandeja «Pendiente» (que también debería estar organizada) o guárdelos.
• Si es posible, ordene los objetos de su escritorio como grapadora, bolígrafos, agenda y bandejas de entrada/salida una vez a la semana. Así, su espacio tendrá una apariencia renovada.
• Ordene los cables y los aparatos para que no estorben o mejor aún, implante tecnología inalámbrica para eliminar los hilos.
• Limite los objetos personales a un mínimo o rote las cosas que más le importen.
• Examine su forma de trabajar: ¿Qué necesita para estar cómodo, ser productivo o feliz?
• Piense cómo podría compartir o trasladar su espacio de trabajo para trabajar en cualquier parte.
* Estudio de Plantronics realizado en octubre de 2005 por KRC. Tamaño total de la muestra: 1.000 trabajadores de oficina. Mercados: Reino Unido, Francia, Alemania, Italia y España.
Por Sistemas, el 24/01/2006.
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