Manual de Adobe Acrobat 6.0
Manual de Adobe Acrobat 6.0
Autor: David Alejandro Yanover
—————————–
Revelamos las características de Adobe Acrobat 6.0, programa sinónimo del formato PDF, el sistema de distribución de documentos más seguro, cómodo y confiable que encontramos hoy en día.
Introducción
El formato PDF es un estándar que cada día gana nuevos adeptos debido a la confiabilidad y transparencia de su tecnología, lo que genera una seguridad sólida sobre nuestra documentación. Adobe Acrobat dio muestra de su potencial por primera vez un 15 de junio de 1993, y con el tiempo se ha convertido en lo que es hoy, un producto estable que brinda un nivel de seguridad inigualable.
Muchos de los formatos y aplicaciones actuales dan origen a filtraciones de información sin darnos cuenta, tal es el caso de Word, el conocido editor de textos. De esta manera, cualquier documentación importante requiere un sistema de seguridad para que su contenido no sea alterado, y eso es lo que ofrece PDF, formato que si bien surge a partir de Adobe Acrobat, puede generarse a partir de otras soluciones, incluso más económicas.
Un uso usual que se le da a este formato está dedicado a la edición de libros electrónicos. De esta forma el autor establece su marca en la publicación digital, y la distribuye de manera segura por el mundo.
Adobe Acrobat es el programa de referencia en lo que a edición de archivos PDF se refiere. Con el pasar de los años la aplicación de Adobe ha sufrido cambios, ha evolucionado alcanzando niveles superiores. La versión 6.0, analizada en la edición número 24 de MM, está cerca de la perfección. Y no nos olvidemos de Adobe Acrobat Reader, una utilidad gratuita que está instalada en la mayoría de las PCs y que permite la visualización de archivos PDF.
En esta guía aprenderemos las bases de Adobe Acrobat para poder trabajar con él de forma eficiente. Descubriremos un área de trabajo sencillo, intuitivo, y familiar para el usuario hogareño, ya que es posible crear un documento PDF con un clic desde Microsoft Word por ejemplo.
El precio de este software no es para nada agradable, y está dirigido al sector profesional: abogados, contadores, analistas, ingenieros, etc. que necesitan movilizar documentos sin temer por la copia o alteración de los mismos. Pero las opciones de uso son muchas y son comprendidos varios campos, entre los cuales se destaca la Web, y es que publicar un artículo en la red suele traer consecuencias si no se han empleado las medidas necesarias para su protección.
Novedades de la versión 6.0
Adobe Acrobat 6.0 es la versión definitiva de uno de los programas líderes del mercado. Esta última edición supera a la anterior presentando una interfaz más amigable, y herramientas más sólidas llamando la atención de varios niveles de usuarios, y es que crear un documento PDF puede ser un trabajo de un botón, o de complejo diseño. Las facilidades de uso son uno de los aspectos más destacados de Acrobat.
El valor de este producto es algo costoso para usuarios individuales, y existen otras alternativas en el mercado como Xelerate Software PowerPDF. De todas formas ningún programa tiene el poder de Acrobat.
Luego de instalar Adobe Acrobat 6.0 apreciamos un nuevo botón en la mayoría de las aplicaciones Office de Microsoft. De esta forma es posible crear un documento PDF utilizando Word, con un simple clic sobre esta función que acaba de añadirse al programa.
Hasta podemos convertir documentos desde el explorador de Windows, o archivos adjuntos de correo electrónico. Pero la simplicidad de Acrobat aún tiene más sorpresas, ya que desde el menú principal de la aplicación encontramos una opción de ayuda, y un ambiente más intuitivo que el visto en la edición anterior. Por último se agradece el sistema utilizado para trasladar páginas Web al formato PDF, y el soporte de layers de AutoCAD y Visio.
PDF es un formato especial permitiendo la visualización y envío de documentos de forma segura. Crear un archivo en PDF desde otra aplicación implica que el documento original permanecerá intacto, reproduciendo textos e imágenes. Lo que vemos en nuestra PC es lo mismo que veremos en otra. Acrobat es un producto que se utiliza como sistema de seguridad en el desarrollo de libros electrónicos y documentación importante. Y es que resulta imposible modificar archivos PDF una vez que éstos son configurados por el autor.
La versión 6.0 nos presenta 4 aplicaciones de Acrobat dirigiéndose a distintas audiencias. Acrobat Reader, Acrobat Elements, Acrobat Standard y Acrobat Professional. Cada edición posee determinadas características. El primero de la lista, Acrobat Reader, es el programa que permite visualizar documentos PDF y es totalmente gratuito. Luego aparece Acrobat Elements, el cual permite la creación de documentos PDF con un botón como mencionamos anteriormente. Acrobat Standard presenta algunas herramientas adicionales y la conversión de páginas Web desde Internet Explorer. Finalmente Acrobat Professional es la versión completa, en la que encontramos soporte para layers de AutoCAD y Visio, diseño de formularios, funciones de optimización, entre otras opciones adicionales.
La revisión de documentos PDF tiene varias mejoras, ya que resulta más productivo el efectuar cambios y configuraciones. La conversión de páginas Web es una utilidad interesante, pero que tiene algunos inconvenientes debido a la cantidad de lenguajes que pueden aparecer. Javascript por ejemplo es uno de los puntos que no logran reproducirse. De todas formas, la mayoría de los enlaces y elementos multimedia, como animaciones Flash, permanece
en formato PDF.
Otra gran innovación reside en que PDF 1.4 ha sido llevado a 1.5. Esto comprende varias mejoras en la comprensión de los datos, y un punto interesante es la optimización de los documentos. Archivos de texto o imágenes son ahora creados con mayor precisión, rapidez, y logran ser más compactos en cuanto al tamaño.
Acrobat 6.0 es la edición más completa que hemos visto hasta ahora, y aún falta trabajo por hacer. La pregunta que debe hacerse el usuario es si lo necesita o no. El formato PDF es uno de los sistemas más sofisticados en la presentación de información, y Acrobat es el programa que mayor prestaciones ofrece en este campo.
Crear documentos PDF
Cómo lo hemos indicado en anteriores capítulos, la creación de documentos PDF es cuestión de un clic sobre el botón correspondiente de tal manera de iniciar la conversión de un formato a otro. Es una de las grandes facilidades que ofrece Adobe Acrobat, una modalidad de trabajo sorprendente. En esta instancia veremos cómo crear archivos PDF a partir de páginas Web, y documentos Word entre otros formatos. Y también conoceremos Acrobat Distiller, otra forma de generar archivos PDF, pero que resulta más complejo.
Lo fantástico de Acrobat consiste en el botón que se añade a varias aplicaciones Office, con lo cual es posible generar un documento PDF desde Word o Excel.
Generar documentos PDF a partir de sitios Web o páginas HTML:
Comenzamos analizando esta perspectiva de Acrobat. En principio, Adobe Acrobat se encargará de abrir un sitio Web completo o simplemente unas páginas determinadas especificadas por el usuario. Para ello accedemos al menú archivos, y ejecutamos la opción correspondiente para iniciar la conversión. Eso es todo, sin embargo este procedimiento es aconsejable cuando los archivos no utilizan lenguajes complejos, como JavaScript por ejemplo, y es que resulta imposible reproducir este tipo formatos.
Generar documentos PDF a partir de un documento de texto txt:
Una de las formas más fáciles de crear archivos PDF es desde documentos txt, en donde sólo existe texto. Para efectuar la conversión basta con abrir un archivo txt desde la opción Abrir como PDF desde el menú Archivo de Adobe Acrobat, y una vez visualizado el documento en la pantalla es hora de guardarlo como PDF, un paso directo e intuitivo que debemos hacer regresando al menú Archivo.
Generar documentos PDF a partir de aplicaciones Office:
Las aplicaciones Office hacen referencia a los programas de Microsoft que tiene instalado la mayoría de los usuarios en sus PCs, y que comprenden Microsoft Word, Excel, y demás. Una vez instalado Adobe Acrobat en nuestra máquina notamos que un nuevo botón ha sido incorporado a los programas de Microsoft, con lo cual bastará con pulsar sobre esa opción mientras tengamos un documento abierto para guardarlo en formato PDF. La versión 6.0 presenta algunas mejoras en la integración con Windows permitiendo efectuar archivos PDF desde el propio explorador, e interactuando con nuestro cliente de correo.
Generar documentos PDF a partir de la opción Importar:
Dentro de Adobe Acrobat se nos presenta una herramienta para importar documentos obtenidos desde un escáner, un texto o una imagen. Des esta forma las opciones se amplían. En este marco aparece la opción Digitalizar, con lo cual abrimos un documento que ha sido previamente tomado por un escáner.
Generar documentos PDF a partir de Acrobat Distiller:
Esta herramienta es un punto aparte. Trabaja de manera independiente de Acrobat, con lo cual accederemos a una interfaz totalmente distinta. Igualmente crear documentos PDF aquí es tan simple como se explicó en las modalidades previas, con la diferencia de que Distiller se limita a trabajar con documentos PostSript o EPS. De esta forma, es sólo cuestión de seleccionar el archivo correspondiente para transformarlo a PDF.
Herramientas de seguridad
Las herramientas de seguridad que nos propone Adobe Acrobat son de lo más completas y sólidas. Entre las medidas disponibles aparece la opción de permitir o no la impresión del documento, si es necesario alguna clave de acceso, y la inclusión de una firma digital con lo cual uno autentica el archivo y advierte la legitimidad del mismo.
Básicamente se nos plantean dos opciones principales, ‘Seguridad estándar de Acrobat’ y ‘Seguridad Self-Sign de Acrobat’. Una vez seleccionada la modalidad aparece un cuadro en el que el usuario tiene una serie de medidas listas para ser aplicadas sobre el documento.
La ‘Seguridad estándar de Acrobat’ permite el uso de contraseñas de apertura, acceso especial para efectuar modificaciones, el nivel de codificación y opciones de impresión. Por el otro lado, el sistema de ‘Seguridad Self-Sign’ comprende la firma digital. Self-Sign es un controlador de firmas y, si bien Adobe Acrobat acepta el uso de otros controladores, nos ofrece una herramienta propia.
La firma digital es un sistema de validación único que se caracteriza por:
– Demostrar la legitimidad del documento, con lo cual es posible restaurar el archivo original en caso de haber sido alterado.
– Es posible agregar firmas digitales en imágenes, identificando el logotipo de la empresa.
– El uso de varias firmas es aceptado, y ello aumenta el nivel de seguridad y confianza de los autores.
– Quienes acceden al documento pueden comprobar la originalidad del mismo ejecutando el certificado de usuario habilitado por el firmante.
Aplicar estas medidas de seguridad sobre un documento es sencillo gracias a la intuitiva interfaz, que acompañada de una extensa guía de ayuda, soluciona cualquier inquietud relacionada al software de Adobe.
Por Sistemas, el 17/01/2005.
Siguiente